Hai presente la sensazione di benessere che ti prende quando la mattina ti svegli e
sai che sei in ferie per due settimane
stai per partire per una vacanza on the road
trovi accreditati stipendio, tredicesima e quattordicesima e anche una ricarica sul telefono
sai già di avere controllo e programmazione nelle giornate lavorative e senti che avranno una conseguente produttività certa o quasi?
Non considerando tutti quegli imprevisti che possono susseguirsi e che chiaramente nessuno può nemmeno immaginare, si tratta proprio di avere facilmente e per iscritto tutto quello che serve affinché, nell’arco dell’intero giorno (e anche della settimana), il lavoro da svolgere si riveli organizzato, proficuo e soddisfacente.
Avere un metodo per programmare task e con essi le relative scadenze (reali…) è un’arte innata, ma credo che, soprattutto in questi ultimi due anni, nell’era del lavoro da remoto, anche il/la più sprovveduto/a professionista, si sia trovato/a doversi arrangiare ed impratichire con strumenti iper-mega-fichissimi di comunicazione, scambio, gestione e organizzazione.
Bisogna dare merito, infatti, a delle App e Web App che ormai sono riconosciute come aiutanti fidate di attività lavorative quotidiane.
Beh, ovviamente sono parecchie e l’utilizzo dipende dalle esigenze e dalla tipologia di collaborazione, ma ne esistono alcune che sembra abbiano messo d’accordo un po’ tutti/e i/le professionisti, i devices e i software.
ECCOVELE
SLACK
Per comunicare rapidamente senza perdersi in chiacchiere
Si tratta di una piattaforma di chat che viene suddivisa in spazi organizzati (chiamati canali), tanti quanti sono i progetti da sviluppare, in cui sono presenti solo le persone che collaborano a quel lavoro specifico e dove si condividono i file e i messaggi relativi all’argomento. Questa modalità di pianificazione lavorativa permette a chiunque sia coinvolto di essere aggiornato costantemente nel “luogo” più idoneo.
Grazie all’utilizzo di emoji, alla possibilità di allegare file di qualunque tipo (un po’ come nelle email ma con un limite molto più alto), ai tag per con cui richiamare le persone interessate (a volte serve mettere in pausa le notifiche anche qui eh…), si riesce a comunicare molto rapidamente ed efficacemente.
E poi c’è tutta una barra di strumenti che ti permette di formattare il testo e renderlo il più chiaro ed esplicativo possibile!
Installarla ed utilizzarla inoltre è semplicissimo, bisogna infatti:
- Registrarsi e creare una nuova area di lavoro (con prova gratuita per qualunque dimensione di team).
- Invitare le persone del team.
- Coordinarsi nei canali.
NOTION
All-in-one-workspace: come dice il payoff, c’hai tutta la gestione e produttività in un unico spazio
Pensata per team o singoli individui che hanno bisogno del loro spazio nel mondo virtuale in modo molto organizzato e curato in ogni dettaglio, dà la possibilità di creare una “enciclopedia” (wiki) con un layout – sul modello dei siti web – con pagine e sottopagine: è una sorta di mash-up tra i Fogli di Google, Dropbox e il veterano Evernote, in quanto racchiude le loro funzionalità in un colpo solo. Meh!
Su Notion si può:
- creare, co-creare, modificare, commentare in tempo reale con chi si collabora;
- filtrare i contenuti creando categorie, per esempio aree, priorità, progetti;
- realizzare tag con note e commenti indirizzati a una specifica persona;
- assegnare i task menzionando il/la collega che dovrà svolgere le attività;
- fissare riunioni e impegni per ogni membro;
- visualizzare una cronologia di tutti gli aggiornamenti degli spazi di lavoro;
- allegare link, media, file di qualunque formato;
- scaricare e salvare gli allegati.
Inoltre tutte le attività in cui è presente il proprio tag vengono notificate alla casella di posta con cui ci si è registrat* e tutte le modifiche vengono sincronizzate senza sforzo alcuno su qualsiasi dispositivo sia installata l’applicazione o qualsiasi browser web venga usato.
TRELLO
lo strumento per il Project Management più recensito del web
Nel mondo aziendale, quest’App è vista come una vera luce guida per i/le tanti/e lavoratori/trici che si perdono nel buio facilmente e non c’hanno minimamente voglia di leggere infinite email dove alla fine l’informazione che serve è invisibile agli occhi (semicit.).
La semplicità è, a detta di chi la utilizza, assoluta, poiché gli elementi da considerare sono soltanto questi:
- boards, cioè le lavagne intonse che rappresentano il progetto, dove creare le liste e i tasks, che possono essere private o pubbliche;
- lists, ossia le liste all’interno della board, che possono riguardare gli step di un progetto (to do, doing, done), le idee e gli spunti oppure raccogliere le varie persone del team che si occupano di un determinato progetto;
- cards, vale a dire le attività da svolgere da parte di ogni membro del team che possono essere esplicate con diverse informazioni nella sezione card description e spostate con un facile sistema di drag e drop da una lista all’altra.
Le cards a loro volta sono piene di potenzialità da sfruttare per gestire al meglio i progetti:
- comments and activity cioè il calendario delle attività e dei commenti sul task che possono essere diretti a una persona specifica grazie all’uso del tag con @ e in cui possono essere allegati link e file di altre cards;
- actions per spostare, copiare, incollare una card in un altro spazio di lavoro;
- add per aggiungere nuovi membri, assegnare un task nuovo a qualcuno/a, inserire check list, allegati, etc.
Ndr: Trello lavora in integrazione con Dropbox, Google Drive e OneDrive.
I modi per usare le boards di Trello sono svariati: come calendario editoriale, per le riunioni mensili, per l’amministrazione e per avere un quadro generale dell’azienda in questione.
È uno strumento altamente personalizzabile a livello grafico e visivo: è possibile usare una formattazione del testo precisa e ad hoc e creare etichette colorate e certificate anche per i daltonici.
TODOIST
l’App che ti organizza la vita, dicono
Dal design minimalista, perfetto per concentrarsi solo su quello che interessa, questa tecnologica to-do-list, ti gestisce le attività quotidiane tramite la creazione di un account e di un sistema veloce di macro cartelle, che corrispondono ai vari progetti da svolgere, a cui si possono aggiungere e collegare, in base al settore, altre cartelle inerenti.
Questo utilizzo può essere applicato anche a eventi personali.
Una funzione molto utile è quella che fa aggiungere le email come attività, permettendo di integrare i messaggi nel flusso lavorativo: basta scaricare il plugin per il client che si usa e poi aprire la mail da spuntare e archiviare come evento.
La reputano parecchio performante sugli smartphone perché equivale praticamente ad un assistente virtuale!
GOOGLE KEEP
gestione e organizzazione by Mr. Google
Ovviamente c’è anche Mr. Google che, dall’ormai lontano 2013, fornisce un’applicazione di gestione e organizzazione di note, liste, appunti e promemoria di vario genere, in modo molto essenziale.
Molti/e professionisti lo prediligono nonostante l’aspetto “scarno” perché è semplice, intuitivo e veloce: viene mostrata una scheda bianca, a cui bisogna chiaramente dare un titolo, dove è possibile segnare ciò che serve.
Si può poi assegnare un’etichetta e un colore per distinguere le varie note tra di loro o inserire immagini.
Tuttavia non si possono ordinare né organizzare i contenuti a proprio piacimento.
Qualunque salvataggio lo si trova sul proprio Google Drive, per cui basterà avere un account Google e una connessione per accedere con facilità ai propri file.
CONCLUSIONI
Sì ok lo so, non è comunque semplice stare al passo e gestire tutte le attività nonostante la sempre beneamata tecnologia, visto che in genere i propri compiti e impegni devono anche incastrarsi con le esigenze altrui, fattori esterni, altre insidie, allineamenti di pianeti, congiunzioni astrali e tante altre casualità imprevedibili…
…però perché non provarci?!
