‘Na vita da stagista
Ci siamo cascati tutti… tutti abbiamo commesso degli errori nello scrivere e-mail. Ricordiamo ancora il nostro primo giorno di lavoro, magari da stagisti, quando i nostri “capi” ci hanno chiesto se sapevamo scrivere una e-mail e noi gli abbiamo risposto “Si, certo!”, ma non sapevamo minimamente dove metterci le mani, perché le uniche e-mail che avevamo inviato erano state quelle scritte durante la preparazione della tesi!
In questo articolo daremo delle preziose informazioni sui 6 errori più frequenti che si commettono quando si scrivono delle e-mail. Il presupposto da cui partiamo è semplice: se scriviamo una mail a qualcuno e questo non ci risponde non è perché sia svenuto dalla gioia per quello che gli abbiamo scritto, ma perché di sicuro abbiamo commesso qualche errore!
1. CURA L’OGGETTO DELLA MAIL: l’oggetto, insieme al contenuto, è l’elemento più importante di una email. Creare email che funzionino significa scrivere oggetti che funzionino. Ma come fare? Cerca di scrivere poche parole in cui sia riassunto il messaggio che vuoi comunicare: non oltrepassare la decina. Se scrivi troppo il tuo oggetto sarà tagliato: rischi che la tua frase sia incomprensibile! Inoltre le frasi tagliate danno la percezione di sciatteria, anche in un luogo informale come il web.
2. SII BREVE. MOLTO BREVE: scrivere e-mail efficaci significa soprattutto scrivere messaggi brevi e chiari: il tempo è denaro! Ecco perché la concisione e la chiarezza sono così importanti. D’altro canto, comunicazioni lunghe e ripetitive stancano il destinatario. Meno dici più peso hanno le tue parole.
3. INIZIA CON LE INFORMAZIONI PIÙ IMPORTANTI: applica la regola della piramide rovesciata: parti con lo scrivere subito la cosa più importante che devi dire. Il tuo destinatario, proprio come te, ha poco tempo e riceve molte e-mail ogni giorno: vai subito al nocciolo del discorso. Se le cose da dire sono tante, forse è il caso di preparare un documento a parte e di inserirlo poi come allegato.
4. ATTENTO AL COPIA/INCOLLA: uno degli errori più comuni quando si spediscono e-mail simili a persone diverse è quello di fare copia e incolla del testo, dimenticandosi però di adattarlo ai singoli destinatari e finendo così per sbagliare nomi o titoli. Attenzione!
5. EVITA FORMALISMI ECCESSIVI: l’e-mail è un mezzo di comunicazione per molti versi informale. Perciò, evita i formalismi eccessivi: non ti aiuteranno a scrivere e-mail che funzionano, evita quindi di scrivere troppe maiuscole. Per esempio, scrivi “lei” e non “Lei” oppure “suo” e non “Suo”.
6. EVITA L’EFFETTO “MURO DI TESTO”: scrivere e-mail che funzionano vuol anche dire scrivere testi divisi in paragrafi ben spaziati. In sostanza scrivi usando le regole del web writing. Risulterai molto ordinato e quindi più leggibile. Un altro trucco per scrivere e-mail leggibili? Usa gli elenchi puntati o numerati. Ti aiuteranno a esporre le serie di dati in una forma più razionale e comprensibile. Questo consiglio vale anche quando devi creare e-mail commerciali.
E mi raccomando ricorda sempre di presentarti, se sei nuovo e nessuno ti conosce, salutare, firmarti e occhio all’ortografia 😉
